Uma grande operação de gestão de acervo e destinação correta de resíduos documentais mobilizou equipes administrativas da segurança pública no estado. A Polícia Civil do Estado de Mato Grosso realizou nesta sexta-feira (24) de julho de 2026 o descarte e a destruição controlada de aproximadamente 2,9 toneladas de documentos antigos em uma empresa especializada em reciclagem, situada no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande. A eliminação dos papeis ocorreu estritamente após o cumprimento de todos os prazos legais de guarda previstos nas normas nacionais de arquivologia.
Esta ação marcou o segundo ato de eliminação de documentos públicos efetuado no ano pelo Arquivo Central da instituição, órgão diretamente vinculado à Diretoria de Administração Sistêmica. Todo o rito técnico de triagem e descarte seguiu de forma rigorosa as diretrizes estabelecidas pela Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), garantindo a conformidade jurídica do processo.
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Mais de 600 caixas box de inquéritos e boletins antigos foram recicladas
Ao todo, foram retiradas de circulação 615 caixas box, totalizando o peso exato de 2,920 toneladas de papéis. O montante descartado abrangia registros e procedimentos administrativos produzidos por diversas unidades policiais do estado entre os anos de 2008 e 2016, que permaneciam depositados no galpão do Arquivo Central da instituição, localizado no bairro CPA III, na capital.
A transportadora especializada realizou o recolhimento e a condução do material até o maquinário industrial, onde os papéis foram completamente fragmentados em equipamentos de alta capacidade. Após a trituração, os resíduos foram encaminhados para a cadeia de reciclagem, aliando eficiência administrativa ao compromisso com a sustentabilidade ambiental.
Critérios rigorosos impedem o descarte indevido de acervo histórico
A instituição enfatizou que a seleção e a destinação final do acervo são conduzidas sob um protocolo rígido, já que a destruição não autorizada de documentos de valor histórico ou permanente configura crime. A triagem das caixas é executada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, grupo de trabalho multiprofissional formado por servidores de diferentes setores da segurança pública.
As etapas fundamentais e as classificações da gestão documental foram organizadas no quadro abaixo:
| Fase do Acervo | Característica e Frequência de Uso | Destinação Final Prevista | Órgão Validador |
|---|---|---|---|
| Documentos Correntes | Uso diário, consultas frequentes e administrativas | Guarda setorial nas delegacias e órgãos | Unidades Administrativas |
| Documentos Intermediários | Baixa frequência de uso, aguardando prazos | Arquivo Central (avaliação para descarte) | Comissão de Avaliação / Seplag |
| Documentos Permanentes | Valor histórico, probatório ou informativo perpétuo | Preservação definitiva (não podem ser eliminados) | Superintendência do Arquivo Público |
Superintendência do Arquivo Público autorizou a lista de eliminação
Para que o descarte das 2,9 toneladas pudesse ser efetivado, a comissão elaborou uma Lista de Eliminação detalhada, posteriormente submetida e aprovada pela Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso. As decisões de descarte fundamentam-se nas tabelas de temporalidade, instrumentos normativos que estipulam com precisão o tempo que cada modalidade de boletim de ocorrência, processo ou segunda via de inquérito deve ser conservada antes de ser descartada.
A gestão de acervo da Polícia Civil atende aos critérios da Instrução Normativa da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), mantendo a integridade dos dados, liberando espaço físico nos depósitos institucionais e assegurando a guarda perene dos registros de relevância histórica para a sociedade mato-grossense.
Reportagem baseada em dados e informações oficiais divulgadas pela assessoria de imprensa da Polícia Judiciária Civil de Mato Grosso.
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